| Archivsatzung |
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Satzung der Gemeinde Adlkofen über Aufgaben und Benützung des Gemeindearchivs Die Gemeinde Adlkofen erlässt auf Grund der Art. 23 und 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (Gemeindeordnungs-GO) in der Fassung und Bekanntmachung vom 22. August 1998 (GVBl S. 796, BayRS 2020-1-1-I) und Art. 13 Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl S. 710) folgende Satzung: ABSCHNITT IAllgemeines§ 1 Geltungsbereich Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benützung von Unterlagen im Gemeindearchiv Adlkofen. § 2 Begriffsbestimmungen 1. 1Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Gemeinde und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder einer natürlichen oder juristischen Person des Privatrechts erwachsen sind. 2Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. 3Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von der Gemeinde ergänzend gesammelt wird. 2. Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind. 3. Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten. ABSCHNITT IIAufgaben§ 3 Aufgaben des Gemeindearchivs 1. 1Die Gemeinde Adlkofen unterhält ein Archiv. 2Das Gemeindearchiv ist die gemeindliche Fachdienststelle für alle Fragen des gemeindlichen Archivwesens und der Gemeindegeschichte. 2. 1Das Gemeindearchiv hat die Aufgabe, das Archivgut aller gemeindlichen Ämter sowie der gemeindlichen Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften zu archivieren. 2Diese Aufgabe erstreckt sich auf Archivgut der Rechtsvorgänger der Gemeinde und Funktionsvorgänger der in Satz 1 genannten Stellen. 3. 1Das Gemeindearchiv kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen archivieren. 2Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen. 4. 1Das Gemeindearchiv kann auf Grund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. 2Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. 3Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Gemeindearchiv. 5. 1Das Gemeindearchiv berät die gemeindliche Verwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen 2Es kann außerdem nichtgemeindliche Archiveigentümer bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten und unterstützen, soweit daran ein gemeindliches Interesse besteht. 6. Das Gemeindearchiv fördert die Erforschung der Gemeindegeschichte. § 4 Auftragsarchivierung 1Das Gemeindearchiv kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). 2Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort.3Die Verantwortung des Gemeindearchivs beschränkt sich auf die in § 5 Abs. 1 Satz 1 bestimmten Maßnahmen. § 5 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes 1. 1Das Gemeindearchiv hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benützbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benützung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. 2Das Gemeindearchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten. 2. Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. ABSCHNITT IIIBenützung§ 6 Benützungsberechtigung 1Das im Gemeindearchiv verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe dieser Satzung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und juristischen Personen auf Antrag für die Benützung zur Verfügung. 2Minderjährige können zur Benützung zugelassen werden. 3Die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters soll vorliegen. § 7 Benützungszweck 1Das im Gemeindearchiv verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. 2Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benützung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt. § 8 Benützungsantrag 1. 1Die Benützung ist beim Gemeindearchiv schriftlich zu beantragen. 2Der Benützer hat sich auszuweisen. 2. 1Im Benützungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benützers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benützungs-vorhaben, der überwiegende Benützungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. 2Ist der Benützer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. 3Für jedes Benützungsvorhaben ist ein eigener Benützungsantrag zu stellen. 3. Der Benützer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten. 4. Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benützungsantrag verzichtet werden. § 9 Schutzfristen 1. 1Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 2 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benützung ausgeschlossen. 2Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht, (personenbezogenes Archivgut) darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benützt werden. 3Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.4Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benützt werden. 5Für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinn der §§ 8, 10 und 11 des Bundesarchivgesetzes unterliegt, gelten die Schutzfristen des § 5 des Bundesarchivgesetzes. 6Die Schutzfristen gelten nicht für Maßnahmen nach § 5 Abs. 1 Satz 2. 2. 1Mit Zustimmung des 1. Bürgermeisters können die Schutzfristen vom Gemeindearchiv im einzelnen Benützungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anders bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. 2Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. 3Die Schutzfristen können vom Gemeindearchiv mit Zustimmung des 1. Bürgermeisters um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt. 3. 1Die Benützung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 1 und 2 zulässig.2Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen. 4. 1Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benützer schriftlich bei dem Gemeindearchiv zu stellen. 2Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 Satz 2 hat der Benützer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist. 5. Unterlagen nach Art. 11 Abs 4 Satz 2 BayArchivG dürfen bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung nur benützt werden, wenn die Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat. § 10 Benützungsgenehmigung 1. 1Die Benützungsgenehmigung erteilt das Gemeindearchiv. 2Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benützungsantrag angegebene Benützungsvorhaben und für den angegebenen Benützungszweck. 3Sie kann mit Nebenbestimmungen versehen werden. 2. Die Benützungsgenehmigung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen soweit a) Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden, b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen, c) Gründe des Geheimschutzes es erfordern, d) der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde, e) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder f) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen. 3. Die Benützungsgenehmigung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen ein- geschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn a) die Interessen der Gemeinde verletzt werden könnten, b) der Antragsteller gegen die Archivsatzung verstoßen oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht eingehalten hat, c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benützung nicht zulässt, d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benützung nicht verfügbar ist oder e) der Benützungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann. 4. Die Benützungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn a) Angaben im Benützungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen, b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benützung geführt hätten, c) der Benützer gegen die Archivsatzung verstößt oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält oder d) der Benützer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet. 5. 1Die Benützung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung, beschränkt werden. 2Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht. 6. Im Fall einer Entscheidung aufgrund Absatz 2 Buchstaben a und c sowie Abs. 3 Buchstabe a holt das Gemeindearchiv vorher die Zustimmung des 1. Bürgermeisters ein. 7. Wird die Benützung von Unterlagen nach Art. 11 Abs 4 Satz 2 BayArchivG beantragt, so hat der Benützer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benützung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist. § 11 Benützung im Gemeindearchiv 1. 1Die Benützung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Gemeindearchivs. 2Dieses kann die Benützung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen. 2. Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken. 3. 1Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. 2Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig. 4. 1Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benützung vorgesehenen Räumen ist untersagt. 2Das Gemeindearchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen. 5. 1Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benützung, wie Kamera, Schreibmaschine, Diktiergerät, Computer oder beleuchtete Leselupe bedarf besonderer Genehmigung. 2Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benützung gestört wird.3Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, zu rauchen, zu essen und zu trinken. 4Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in die Benützerräume nicht mitgenommen werden. § 12 Reproduktionen 1. 1Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe der §§ 6 bis 10 erfolgen. 2Reproduktionen werden durch das Gemeindearchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle hergestellt. 2. Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Gemeindearchivs zulässig. 3. Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Gemeindearchiv und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben. § 13 Versendung von Archivgut 1. 1Auf die Versendung von Archivgut zur Benützung außerhalb des Gemeindearchivs besteht kein Anspruch. 2Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. 3Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden. 2. Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benützerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden. 3. Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. § 14 Belegexemplar 1Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Gemeindearchivs angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. 2Ent-sprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. 3Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden. ABSCHNITT IVBenutzungsgebühren§ 15 Gebühren und Auslagen 1. Für die Inanspruchnahme des Gemeindearchivs werden Gebühren und Auslagen (Benutzungsgebühren) erhoben. 2. Schuldner und Benutzungsgebühren sind der Benutzer und derjenige, in dessen Interesse die Inanspruchnahme erfolgt sowie derjenige, der die Schuld gegenüber dem Archiv schriftlich übernimmt. Mehrere Schuldner haften als Gesamtschuldner. § 16 Höhe der Benutzungsgebühren, Auslagen 1. Für die Vorlage oder Versendung von Archivgut, die Erteilung mündlicher oder schriftlicher Fachauskünfte, die Überwachung der Einsichtnahme und für sonstige Tätigkeiten betragen die Gebühren bei Beanspruchung 17,00 € je angefangene Halbestunde Zeitaufwand. Die letzte angefangene Halbestunde des Zeitaufwands je Personengruppe wird als volle Halbestunde gerechnet. Das gleiche gilt, wenn der Zeitaufwand eine Halbestunde nicht erreicht. 2. Für die Anfertigung von Reproduktionen werden Gebühren entsprechend den ortsüblichen gewerblichen Preisen erhoben. Für Kopien und Beglaubigungen werden Gebühren gem. der Gebührenordnung der Gemeinde Adlkofen in Rechnung gestellt. 3. Neben den Gebühren nach den Absätzen 1 und 2 werden als Auslagen erhoben 1. die Postgebühren, die Kosten einer Versendung (z. B. für Verpackung und Versicherung) sowie die Fernsprechgebühren im Fernverkehr, 2. Die Reisekosten nach den Reisekostenvorschriften und sonstige Aufwendungen bei Ausführung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststelle, 3. die anderen Behörden oder anderen Personen für ihre Tätigkeit zustehenden Beträge § 17 Gebührenbefreiung Gebühren nach § 13 Abs. 1 können teilweise oder ganz nicht erhoben werden bei Benutzungen 1. im Interesse der Gemeinde Adlkofen, 2. durch Behörden des Freistaates Bayern, 3. von Archivgut durch Stellen, die dieses Archivgut abgegeben haben, oder deren Funktionsnachfolger, 4. für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche und Unterrichtszwecke, 5. in Amts- und Rechtshilfesachen für den Bund und die Länder der Bundesrepublik Deutschland, § 18 Fälligkeit, Vorschüsse 1. Die Gebühren und Auslagen werden mit dem Tätigwerden des Gemeindearchivs fällig. 2. Das Gemeindearchiv kann einen angemessenen Vorschuss auf die Gebühren und Auslagen verlangen und von dessen Bezahlung ein Tätigwerden abhängig machen. ABSCHNITT VSchlussbestimmungen§ 19 Inkrafttreten Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Adlkofen, den 23.12.2008 Gemeinde Adlkofen Gez. Josef Scharf 1. Bürgermeister Die Satzung wurde am 29.12.2008 in der Gemeindeverwaltung zur Einsichtnahme niedergelegt. Hierauf wurde durch Anschlag an allen Gemeindetafeln hingewiesen. Die Anschläge wurden am 23.12.2008 angeheftet und am 21.01.2009 entfernt. Gemeinde Adlkofen Adlkofen, den 21.01.2009 Josef Scharf 1. Bürgermeister |
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